Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych jest Praxonia spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Szafarnia 11 lok. F8, 80-755 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001260777, NIP: 5833576809, REGON: 545484639, kapitał zakładowy 10 000,00 zł.

Nectonia jest produktem spółki Praxonia sp. z o.o. — to marka usługi, a nie odrębna firma. Administratorem danych opisanych w tej polityce jest więc spółka, nie „Nectonia".

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych: info@nectonia.pl (temat: RODO).

2. Jakie dane zbiera ta strona

Jedyne dane, jakie do nas trafiają, to te, które wyślesz do nas mailem: adres e-mail i treść wiadomości — oraz to, co sam napiszesz na czacie, jeśli go otworzysz (sekcja 5a).

• Cel: odpowiedź na Twoją wiadomość i rozmowa o wczesnym dostępie do Nectonii.
• Podstawa prawna: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dobrowolność: piszesz do nas tylko wtedy, gdy tego chcesz. Nie wysyłamy niczego bez Twojej wcześniejszej wiadomości.

Wiadomości wysłane na info@nectonia.pl — i na dowolny inny adres w domenach nectonia.pl i nectonia.com — trafiają do naszej skrzynki obsługi w panelu Nectonii, tej samej, którą oferujemy klientom. Przechowujemy tam wiadomość razem z jej załącznikami w obsługiwanych formatach.

Temat i treść wiadomości trafiają też do dostawcy modelu AI (kategoria odbiorcy: model AI; region: USA; transfer na podstawie zatwierdzonych ram DPF lub standardowych klauzul umownych — SCC). Model rozpoznaje język, temat i pilność wiadomości oraz ocenia, czy to spam — po to, żeby trafiła do właściwej osoby i we właściwej kolejności. Dotyczy to każdej wiadomości, która przyjdzie na te adresy, także niechcianej. Do modelu nie trafiają tylko wiadomości automatyczne, które rozpoznajemy bez jego udziału (np. odpowiedzi automatyczne, newslettery i powiadomienia systemowe). Na życzenie zespołu model przygotowuje propozycję odpowiedzi. Wysyła ją zawsze człowiek. Na tych ścieżkach maskujemy przed wysłaniem polski numer rachunku, PESEL i NIP. Nie maskujemy ich, kiedy prosimy model o przetłumaczenie Twojej wiadomości — tam maskowanie zniszczyłoby sens tłumaczenia. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnej obsłudze korespondencji i ochronie przed spamem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okresy przechowywania opisuje sekcja 8.

3. Hosting strony i odbiorcy danych

Strona nectonia.pl jest serwowana z infrastruktury dostawcy hostingu i sieci. Jak każdy serwer w internecie, zapisuje on standardowe logi techniczne (m.in. adres IP żądania) — służą one wyłącznie bezpiecznemu dostarczeniu strony i ochronie przed nadużyciami. Nie łączymy ich z Twoją osobą ani nie używamy do śledzenia. Podstawą przetwarzania logów jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym utrzymaniu strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dostawca hostingu może przetwarzać logi także poza EOG (USA) — na podstawie zatwierdzonych ram DPF lub standardowych klauzul umownych (SCC); kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres kontaktowy poniżej.

Korespondencję mailową obsługuje dostawca poczty operacyjnej (region UE/USA, transfer na podstawie DPF/SCC); treść wiadomości trafia też do dostawcy modelu AI, jak opisuje sekcja 2. Odbiorców danych wskazujemy kategoriami — pełną, imienną listę dostawców udostępniamy na żądanie każdej osobie, której dane dotyczą: napisz na info@nectonia.pl, odpowiadamy w ciągu 5 dni roboczych. Kategorie dostawców usługi opisuje umowa powierzenia (DPA).

4. Panel app.nectonia.com

Panel aplikacji używa wyłącznie mechanizmów niezbędnych do działania usługi, którą zamawiasz logowaniem — dlatego i tu nie zobaczysz banera o ciasteczkach (wyjątek z art. 399 ust. 3 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej):

• Cookies sesji logowania — utrzymują Twoje zalogowanie; bez nich panel nie działa.
• Krótkotrwałe cookies zabezpieczające przy podpinaniu integracji (ochrona przed atakiem CSRF, ważne 10 minut, czyszczone po powrocie z autoryzacji).
• Pamięć przeglądarki (local/sessionStorage) — stan interfejsu i automatyczny zapis szkicu odpowiedzi, żeby praca nie przepadła przy odświeżeniu.

Panel nie ma żadnej analityki ani skryptów śledzących.

Dane kont osób pracujących w panelu (adres e-mail, nazwa wyświetlana, rola) oraz dane rozliczeniowe klientów przetwarzamy jako administrator — w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), przez czas umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń i terminy wymagane przepisami (np. podatkowymi).

5. Czat na stronach sklepów

Widget czatu Nectonii bywa osadzony na stronach sklepów internetowych. Wobec danych osób piszących na czacie administratorem jest sklep, a Nectonia działa jako podmiot przetwarzający — obowiązek informacyjny wobec tych osób spoczywa na sklepie. Sam widget nie ustawia żadnych cookies, nie stosuje fingerprintingu, a pamięć przeglądarki zapisuje dopiero po otwarciu okna czatu — wyłącznie po to, żeby rozmowa nie znikała między podstronami. Gotowy akapit dla sklepu i szczegóły techniczne: pakiet dla wdrażających czat w DPA.

5a. Czat na tej stronie

Na nectonia.pl działa nasz własny czat — ten sam, który wdrażamy u klientów. Czat nie ustawia cookies i nie stosuje fingerprintingu. W Twojej przeglądarce nie zapisujemy nic, dopóki nie otworzysz okna rozmowy. Po naszej stronie jest inaczej i mówimy to wprost: skrypt czatu pyta nasz serwer o ustawienia okna już przy samym wejściu na stronę, a każde takie pytanie zostawia Twój adres IP w liczniku, którym ograniczamy nadużycia — najwyżej na dobę i do niczego innego.

Po otwarciu okna dochodzą kolejne zapisy. W pamięci Twojej przeglądarki: identyfikator rozmowy. Zostaje tam, dopóki go nie wyczyścisz — więc jeśli wrócisz za kilka dni, rozmowa jest kontynuowana, a nie zakładana od nowa. U nas: przybliżony profil przeglądarki (system, rodzaj urządzenia, nazwa przeglądarki, kraj), ślad odwiedzanych podstron — po to, żeby osoba odpowiadająca wiedziała, o czym czytasz — oraz imię i adres e-mail, jeśli je zostawisz, żebyśmy mogli odpisać, kiedy zamkniesz stronę. Ślad podstron dopisujemy także wtedy, gdy okno jest zamknięte, dopóki rozmowa żyje. Nie budujemy z tego profilu reklamowego i nie łączymy Cię z niczym poza Twoją własną rozmową.

Treść rozmowy trafia do naszej skrzynki obsługi, a dodatkowo do dostawcy modelu AI (kategoria odbiorcy: model AI; region: USA; transfer na podstawie zatwierdzonych ram DPF lub standardowych klauzul umownych — SCC). Model rozpoznaje język, temat i pilność wiadomości oraz ocenia, czy to spam — po to, żeby trafiła do właściwej osoby i we właściwej kolejności — a na życzenie zespołu przygotowuje propozycję odpowiedzi. Wysyła ją zawsze człowiek. Na tych ścieżkach maskujemy przed wysłaniem polski numer rachunku, PESEL i NIP. Nie maskujemy ich, kiedy prosimy model o przetłumaczenie Twojej wiadomości — tam maskowanie zniszczyłoby sens tłumaczenia. Imię, adres e-mail, telefon i adres pocztowy nie są maskowane nigdzie, dlatego nie wpisuj na czacie danych, których nie chcesz nam powierzać. Odbiorców wskazujemy kategoriami — pełną, imienną listę dostawców udostępniamy na żądanie.

Administratorem tych danych jesteśmy my, bo to nasza strona. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytania i utrzymaniu strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a dla rozmowy o współpracy — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okresy przechowywania opisuje sekcja 8. Możesz też napisać zwykłym mailem — adres znajdziesz na stronie wczesnego dostępu.

6. Dane w usłudze Nectonia (dla klientów)

Jeśli korzystasz z usługi Nectonia, dane klientów Twojego sklepu (wiadomości, adresy e-mail, dane zamówień) przetwarzamy wyłącznie w ramach powierzenia — ich administratorem pozostajesz Ty, a my działamy na Twoje polecenie. Obowiązek informacyjny wobec klientów Twojego sklepu spoczywa na Tobie jako administratorze. Dane każdego sklepu są odizolowane od danych innych firm.

Szczegółowe zasady powierzenia, kategorie podwykonawców (z celem, regionem i podstawą transferu) oraz tryb dostępu do pełnej imiennej listy znajdziesz w umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA).

7. Twoje prawa

W związku ze swoimi danymi masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymania danych przetwarzanych na podstawie umowy w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• skargi do Prezesa UODO — uodo.gov.pl.

Żądanie zgłaszasz mailem na info@nectonia.pl (temat: RODO). Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Korespondencja mailowa (kontakt, wczesny dostęp, także spam) — 24 miesiące od zamknięcia wątku przez zespół. Dopóki wątek jest otwarty, korespondencja nie wygasa; nowa wiadomość w zamkniętym wątku otwiera go ponownie, a okres liczymy od kolejnego zamknięcia. Dłużej przechowujemy ją tylko wtedy, gdy z rozmowy wynikła współpraca (wtedy przez czas umowy) albo przepisy wymagają dłuższego okresu.
• Logi techniczne hostingu — krótkotrwale, według polityki dostawcy hostingu (typowo do kilkudziesięciu dni), wyłącznie do celów bezpieczeństwa.
• Rozmowy z czatu na tej stronie — samo otwarcie okna bez napisania wiadomości usuwamy po 90 dniach — kasujemy wtedy cały zapis, razem z profilem przeglądarki i śladem podstron. Rozmowy, w których padła choć jedna wiadomość, przechowujemy 24 miesiące od zamknięcia wątku przez zespół; dopóki wątek jest otwarty, rozmowa nie wygasa. Adres IP z licznika nadużyć znika po dobie.
• Dane w usłudze Nectonia — przez czas umowy; okres przechowywania zamkniętych wątków ustawia sklep w panelu, a zasady zwrotu i usunięcia danych po zakończeniu umowy opisują regulamin i umowa powierzenia (DPA).

Powiązane dokumenty

• Regulamin usługi
• Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)