Powierzenie przetwarzania danych

Kto za co odpowiada (art. 28 RODO)

RODO nazywa taki układ powierzeniem przetwarzania: jeden podmiot przetwarza dane osobowe w imieniu drugiego i wyłącznie na jego udokumentowane polecenie. U nas wygląda to tak:

• Twój sklep jest administratorem danych swoich klientek. To Ty decydujesz, po co dane są przetwarzane — Nectonia niczego nie robi z nimi na własną rękę.
• Nectonia jest podmiotem przetwarzającym (procesorem). Przetwarzamy dane wyłącznie po to, żeby Twoja skrzynka działała: odbieramy wiadomości, pokazujemy je Twojemu zespołowi i pomagamy na nie odpowiadać.

Co przetwarzamy w Twoim imieniu

• Treść korespondencji z klientkami — wiadomości e-mail, wiadomości i dyskusje z Allegro, rozmowy z czatu na stronie sklepu.
• Dane kontaktowe klientek — imię, adres e-mail oraz dane, które klientka poda w treści wiadomości.
• Dane zamówień potrzebne do odpowiedzi — numer zamówienia, jego status i informacje o przesyłce.
• Identyfikatory kont sprzedażowych — na przykład login konta Allegro, z którego napisała klientka.

Przetwarzamy tyle, ile potrzeba do obsługi wiadomości — na tych danych nie budujemy niczego poza Twoją skrzynką.

Gwarancje, które dostajesz na piśmie

Pełny dokument DPA opisuje je językiem umowy. Tutaj — po ludzku:

• Izolacja danych. Dane każdego sklepu są oddzielone od pozostałych — nikt spoza Twojego zespołu ich nie widzi.
• Szyfrowanie. Dane chronimy szyfrowaniem, a dostępy do skrzynek i kont trzymamy w zabezpieczonej formie.
• Infrastruktura w Unii Europejskiej. Wiadomości i dane przechowujemy i przetwarzamy na serwerach w UE — we Frankfurcie i w Helsinkach.
• Dane wrażliwe redagowane przed AI. Zanim wiadomość trafi do modelu AI, dane wrażliwe są z niej usuwane. Model dostaje sprawę do rozwiązania, nie tożsamość klientki.
• Człowiek zatwierdza każdą wysyłkę. Asystentka AI proponuje odpowiedzi — wysyła zawsze człowiek z Twojego zespołu.
• Pełny dziennik zdarzeń (RODO art. 30). Każde działanie na danych zostawia trwały wpis — gdy o historię zapyta klientka albo urząd, masz komplet zapisów.
• Kopie zapasowe. Regularne kopie z możliwością przywrócenia.
• Zgłoszenie incydentu w ciągu 24 godzin. Jeśli incydent dotknie powierzonych danych, informujemy Cię najpóźniej 24 godziny od wykrycia. Ty masz ustawowe 72 godziny na zgłoszenie do UODO — dajemy Ci na to czas.

Jak te gwarancje wyglądają od strony technicznej, opisujemy na stronie Bezpieczeństwo w produkcie.

Podwykonawcy (sub-procesorzy)

Do świadczenia usługi angażujemy kilku dostawców. RODO nazywa ich dalszymi podmiotami przetwarzającymi (art. 28 ust. 4) — każdy jest związany umową powierzenia i przetwarza dane wyłącznie w roli opisanej niżej.

O każdej zmianie na tej liście informujemy z wyprzedzeniem.

DPF (Data Privacy Framework) to zatwierdzone przez Komisję Europejską ramy przekazywania danych między UE a USA; standardowe klauzule umowne to wzorcowe zapisy Komisji Europejskiej dla transferów poza UE.

Prawa Twoich klientek

Żądania dotyczące danych — dostęp, sprostowanie, usunięcie — klientka kieruje do Twojego sklepu, bo to Ty jesteś administratorem. Nectonia wspiera Cię w ich obsłudze:

• Dostęp i sprostowanie. Pomagamy odszukać dane klientki i poprawić je wszędzie tam, gdzie występują.
• Usunięcie. Usunięcie danych jest kaskadowe — obejmuje cały system, ze wszystkimi powiązanymi zapisami, nie tylko widok w skrzynce.
• Terminy. Wspieramy Cię na tyle szybko, żeby ustawowe terminy odpowiedzi z RODO były realne do dotrzymania.

Pełny dokument DPA do podpisu

Ta strona to streszczenie na poziomie gwarancji. Pełny dokument — do wglądu i do podpisu — wysyłamy na życzenie.